Ellenőrzések Dokumentációs Rendszere (PJ49)

/ Frissítve:2009.10.08/

Az ÁSZ vezetése 2005-ben határozott arról, hogy az ellenőrzések dokumentálását informatikai rendszerrel kívánja támogatni, ezzel is elősegítve a számvevőszéki munka minőségének, hatékonyságának és átláthatóságának fejlesztését. A projekt megvalósítására az ÁSZ az EU Átmeneti Támogatás programja 2006-os költségvetéséből 270 ezer EUR támogatást nyert.

A projekttel kapcsolatos főbb információk:

Alap információk

Cím:	Az ellenőrzések dokumentációs informatikai rendszerének fejlesztése
Projekt szám:	2006/018-176.04.02
A támogatást biztosító Program:	EU Átmeneti Támogatás
Szektor:	Pénzügy
Hely:	Magyarország
Kedvezményezett intézmény:	Állami Számvevőszék
Időtartam:	16 hónap
Teljes költségvetés (nettó):	369 000 euró (eredeti költségvetés: 362 000 euró)
Tevékenység formája:	szolgáltatás, szoftverfejlesztés, eszközbeszerzés

A projekt célja

A projekt célja egy számítógéppel támogatott dokumentációs rendszer és dokumentumtár kialakítása, amely támogatja az ellenőrzések egységes elvek szerinti dokumentálását, a számvevői munka összehangolását mind a vizsgálati csoporton belül, mind a különböző vizsgálati csoportok között. A kialakítandó rendszer kibővíti a vezetői kontroll és minőségbiztosítás eszközrendszerét, és hatékony lehetőséget nyújt az ellenőrzések során felhalmozott ismeretek (újra)felhasználására és megosztására. Az egy ellenőrzött szervezethez tartozó ellenőrzési dokumentumok központi tárolása és a vizsgálatot végzők általi hozzáférése révén az ellenőrzöttekre háruló adatszolgáltatási teher is jelentősen csökken. Az ellenőrzések előkészítésére fordított erőforrások mértékének csökkentésével hozzájárul az ellenőrzések hatékonyságának javulásához.

A projekt megvalósításának menete

A projekt két komponensből állt, melyből az első a dokumentációs folyamatokat támogató szoftverrendszer, valamint a tudásmenedzsment alapjául szolgáló adatbázis kialakítására irányult. A második komponens a dokumentációs rendszer speciális igényeit kiszolgáló központi infrastruktúrát teremtette meg.

Az informatikai rendszer kialakítását az ÁSZ külső szoftverfejlesztő cég bevonásával valósította meg. A szoftverfejlesztő cég kiválasztása nyílt közbeszerzési eljárás keretében történt 2008 januárjában.

A szoftverfejlesztés első szakasza 2008 januárjában kezdődött, és. 2008. augusztus 1-jén a rendszer Logikai tervének elfogadásával lezárult.

A második komponens keretében a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség Központi Pénzügyi és Szerződéskötő egysége központosított közbeszerzési eljárással, az ÁSZ szakembereinek közreműködésével szerezte be a dokumentációs rendszer működéséhez szükséges hardver eszközöket.

Az infrastruktúra kiépítése 2008. szeptember végén fejeződött be. A szoftverfejlesztés a Fizikai rendszerterv elfogadása után a programozással folytatódott. Ezt követően került sor a rendszer telepítésére és tesztelésére, a dokumentációk és az oktatási anyagok elkészítésére.

Az adatokkal feltöltött, éles üzemű dokumentációs rendszer átadása 2009 áprilisában megtörtént. Az aktualizált rendszerdokumentáció és forráskód átadására 2009 májusában került sor.

A Vizsgálatok Dokumentációs Rendszerének (VIDOR) használatát elrendelő Elnöki Utasítás 2009. június 15-én lépett hatályba. A dokumentációs rendszert az Állami Számvevőszék minden, az éves ellenőrzési tervben szereplő, 2009. június 15. után induló vizsgálat esetén alkalmazza. A rendszer használatának oktatását az ÁSZ munkatársai folyamatosan végzik.

A projekt eredménye:

A projekt során megvalósult dokumentációs rendszer az ÁSZ meglévő szoftverrendszereibe integrálódott webes felületű alkalmazás, amelynek elérése a számvevők számára a belső biztonsági előírások betartása mellett távolról is biztosított. A rendszerbe beépítésre kerültek az ellenőrzési folyamatok támogatását szolgáló, az ÁSZ módszertanához illeszkedő munkafolyamatok is. A VIDOR-ban biztosított az elektronikusan hiteles dokumentumok fogadása.

A rendszer kifejlesztésének várható, rövidtávú (1-2 éven belül jelentkező) hatásai a következők:

az ellenőrzések - különösen az előkészítés - hatékonyságának javulása a dokumentumok összegyűjtésének egyszerűsödésével, a már begyűjtött dokumentumok felhasználásával. Az ellenőrzések előkészítésére fordított erőforrások (idő- és munka ráfordítás) mértékének csökkenése;
az ellenőrzési bizonyítékok on-line elérhetőségével a vezetői minőségkontroll és a minőségbiztosítás hatékonyságának javulása;
hatékonyabb csoportmunka, az ellenőrzések során előállított tudás széleskörű felhasználása a további ellenőrzések során;
az ellenőrzött intézmények dokumentum-szolgáltatással kapcsolatos feladatainak csökkentése (a dokumentumok többszöri bekérésének kiküszöbölésével);
az elektronikus kommunikáció segítségével a papíralapú dokumentumok mennyiségének csökkenése.

A dokumentációs rendszer bevezetésének középtávú (2-5 éves) eredménye az ellenőrzések dokumentálási módjának egységesítése. Az informatikai rendszer alkalmazása és a vele összhangban kialakított belső szabályozási környezet együttesen fogja meghatározni azt az ellenőrzési típusoktól független, egységes dokumentációs gyakorlatot, ami segíti a hatékony minőségkontrollt és az egyes ellenőrzési típusok közötti átjárhatóságot.